독자의 특징 파악할 것
첫째, 읽는 사람이 누구인지를 정확하게 파악하라. 독자의 연령, 학력, 성별 등에 따라 글쓰기의 스타일은 달라져야 한다. 독자에 따라 정보의 깊이와 너비, 용어의 톤과 스타일, 단어의 선택이 달라야 한다. 때로는 문서를 여러 유형으로 만들어 독자의 특성에 따라 각기 다른 것을 제공할 수 있다.
둘째, 메시지는 짧게 전달하라. 아무리 열성적인 후원자라 할지라도 후원을 요청하는 문서에 집중할 수 있는 시간은 몇 분에 불과하다. 당신이 필요한 것을 알릴 수 있는 시간은 극히 제한되어 있다는 것을 기억해야 한다. 문서의 모든 요소들이 짧아야 한다. 짧은 단어, 짧은 문장, 짧은 문단으로 구성하는 것이 좋다.
셋째, 능동태 동사를 사용하라. 가능한 수동태형의 동사를 쓰지 말아야 한다. 수동태 동사는 주로 관료적 언어에서 많이 사용된다. 후원을 요청할 때는 자신있게 적극적으로 할 필요가 있다. 예를 들어 '프로그램을 확대하기 위해 후원자님의 기부가 요구됩니다' 보다는 '후원자님의 기부는 더 많은 장애인에게 서비스를 제공할 수 있습니다'라고 표현하는 것이 바람직하다.
넷째, 사례와 삽화를 적절하게 사용하라. 문서를 생동감 있게 만들기 위해서는 구체적인 사례 혹은 삽화가 들어가야 한다. 비주얼시대에 시각적인 언어는 메시지 전달의 효과를 극대화 시킨다. 내용을 함축적으로 전달할 수 있는 시각적 언어를 구사해야 한다.
다섯째, 강제하는 언어를 사용하지 말라. 후원자들은 상황을 이해하면 어떠한 행동을 해야 하는지 스스로 결정할 수 있는 지적 능력을 가지고 있는 사람들이다. 설교하거나 협박하는 투의 언어, 죄의식을 갖게 만드는 글은 상대방을 불쾌하게 만들 수 있다. 후원자들이 스스로 선택할 수 있도록 기회를 제공하여야 한다.
여섯째, 비속어나 축약어를 사용하지 말라. 후원자들은 경박한 호소에는 반응하지 않는다. 또한 지나치게 화려체나 수식어가 많은 것도 신뢰감을 주지 못한다. 무조건 단순화시켜라. 쉽고 친숙한 단어를 사용하라. 후원요청에는 평이한 어조가 가장 힘이 있다.
일곱째, 정직하고 직설적으로 말하라. 화려한 언어로 돌려서 하는 말은 오히려 의혹을 갖게 만든다. 예를 들어 '노인복지를 위한 유용한 경험을 제공하고, 서비스능력을 향상시킬 수 있는 기회를 얻을 수 있는 프로그램' 보다는 '노인복지 자원봉사 프로그램'으로 하는 것이 의미전달이 훨씬 명확해진다.
여덟째, 문단의 서두에서 분명한 요지를 제시해야 한다. 다음 문장들은 예를 들어 그 요지를 보충하거나 사실을 증명할 수 있는 내용들로 구성되어야 한다. 첫 문장을 다소 놀라운 소식으로 시작하는 것도 독자의 주목을 받을 수 있다. 유명인의 글을 인용하거나 후원자가 도와주고 있는 클라이언트의 이야기로 시작해도 좋다.
메시지는 분명하고 짧게
아홉째, 최소한 2교 이상 해야 한다. 글을 한 번에 잘 쓰는 것도 좋지만, 교정을 통해 수정보완 할 필요가 있다. 충분한 시간을 갖고 2교 이상 해야 한다. 교정을 통해 틀린 글자를 수정하고, 불필요한 단어를 제거해야 한다.
마지막으로 다른 사람들이 칭찬하는 말을 인용하여 실어라. 자원봉사자나 클라이언트, 혹은 후원자가 직접 우리 기관이 왜 좋은지를 말하도록 해서 인용부호를 사용하여 제시하는 것이 바람직하다. 실제 인물의 생생한 증언 한 마디는 간접적인 백 마디 미사여구보다 힘이 있다.