따라서 경품권의 구입은 무료이지만 한 장에 얼마의 후원금을 받는 형식으로 해야 한다. 즉 경품권에도 티켓당 후원금 얼마라고 표시하여야 한다.
세번째 단계는 경품권을 인쇄하는 과정이다. 경품권에는 일련번호, 금액, 경품 내역, 추첨일시 및 장소, 인적사항과 주소를 적는 난 등이 포함되어야 한다. 경품권 티켓의 인쇄비에 너무 인색하지 말아야 한다. 경품권이 품위 있고 예뻐야 더 권위가 있고 더 많이 배포될 수 있다. 일련번호는 인쇄되어 있는 것이 신뢰감을 준다. 따라서 다소 비용이 들더라도 일련번호가 인쇄될 수 있도록 하는 것이 바람직하다.
금액은 앞서 언급한 것처럼 후원금 얼마의 형식으로 표시되어야 한다. 예를 들어, '1매당 후원금 1,000원, 5000원에 6매' 등으로 표시한다. 경품내역은 최근 선호하는 물품이 바람직하다. 예를 들어, 노트북 컴퓨터, 디지털카메라, MP3 등에 대한 선호도가 높다.
경품권과 판매는 별개
네번째 단계는 경품권을 배포하는 일이다. 큰 조직에서 일하는 사람들이나 대가족 혹은 친구 그룹이 많은 사람들이 경품권 배포를 잘해줄 수 있다. 나중에 경품권을 가장 많이 배포한 사람에게 감사장을 수여할 수도 있다.
경품권을 배분하는 것도 중요하지만 배분한 사람들을 챙기는 일도 중요하다. 경품권 판매는 우리 기관 주변에 있는 사람들을 끌어들일 수 있는 기회가 되기 때문이다. 경품권을 사줄 만한 사람들이 누가 있는지 거듭 확인하고, 주변 사람들에게도 자꾸 재확인할 필요가 있다.
다섯번째 단계는 일하는 사람들을 격려하는 일이다. 경품권 행사는 최소한 1개월에서 3개월 정도 소요된다. 그 기간 동안 많은 사람들이 개입할수록 행사는 성공할 수 있다. 그 과정에서 잘하는 사람들을 칭찬해주고, 힘들어하는 사람들을 격려하는 일이 주기적으로 이루어져야 한다.
여섯번째 단계는 경품 추첨을 준비하는 단계이다. 추첨은 큰 이벤트의 한 행사로 진행될 수도 있고, 별도의 추첨행사를 마련할 수도 있다. 다른 이벤트의 부속 행사로 이루어지는 경우는 모금액을 높일 수 있는 장점은 있으나, 이벤트와 함께 해야 하는 복잡성으로 인해 경품행사의 취지를 제대로 살릴 수 없는 경우가 있다.
별도의 추첨 행사는 너무 단초로울 수가 있으므로 간단한 파티와 함께 이루어지는 것이 바람직하다. 다과와 함께 모금 실적에 대한 축하파티 형식을 갖추면 좋을 것이다.
누락되는 후원금 없어야
일곱번째 단계는 경품권의 후원금을 모집하는 일이다. 실제로 가장 어려운 단계라고 할 수 있다. 아무리 다른 일이 잘 되어도 실제 수금되는 후원금이 적으면 경품권 행사는 실패라고 할 수 있다. 경품권의 단가가 적고, 구체적으로 누가 후원을 했는지가 기록되지 않아서 실수로 빠뜨리는 경우가 많다. 따라서 적은 돈이라도 꼼꼼히 챙겨서 누락되는 후원금이 없도록 해야 한다.
여덟번째 단계는 추첨하는 단계이다. 경품권의 인적사항을 적은 부분을 절단하여 큰 박스에 넣고 잘 섞어서 눈을 가린 채 뽑는 방식을 취한다. 대개는 작은 경품부터 추첨을 하여 제일 큰 경품을 가장 나중에 뽑는다. 대상을 추첨하기 전에 경품권을 많이 배포하여 가장 모금을 많이 한 자원봉사자를 시상하는 순서를 마련하는 것도 흥미롭다. 경품권 추첨이 완료되면 그 경품권 절단부분을 폐기하지 말고 인적사항을 잘 정리하여 후원자 관리대상에 올려놓아야 한다.
마지막 단계는 감사와 평가의 단계이다. 최종 수익액을 계산하여 후원해준 사람들과 협찬 업체에 결과 보고와 함께 감사의 편지를 전달하는 것이다. 이를 통해 다음 년도의 사업에도 적극 참여할 수 있도록 동기화시킬 수 있다.