둘째, 예산을 수립한다. 과업목록을 보면서 비용이 드는 모든 항목들을 고려한다. 예상되는 수입에 비해 비용이 너무 많이 들어 보일 경우가 있다.
그러나 이벤트에서 비용에 너무 연연하지 말고, 이벤트의 목적을 달성하느냐에 초점을 두어야 한다. 앞서 언급했듯이 이벤트는 돈만이 목적이 아니다.
예를 들어, 5000만원을 모금했는데 이벤트 비용으로 4000만원이 들었다고 해서 1000만원의 수익밖에 못 얻었다고 생각한다면 이벤트의 의미를 제대로 파악하지 못하는 것이다.
이벤트에 참가한 사람들이 기관에 대해 새롭게 알게 되었다거나, 이벤트를 통해 언론에 기사가 실렸다면 그 잠재적 가치는 매우 크다.
잠재적 가능성과 전망
이와 같이 이벤트는 기관 홍보나 잠재적 후원자를 확보하기 위한 목적도 있기 때문에 당장 모금액이 적다고 해서 크게 실망할 필요는 없다. 잠재적 가능성과 전망을 잘 살려가는 일이 중요하다.
즉 이벤트를 통해 새로운 관계를 맺게 된 사람이나 기업과의 관계를 잘 유지하기 위한 노력이 지속되어야 한다.
셋째, 일정표를 작성한다. 이벤트가 실시될 D-데이를 기준으로 역으로 추산하여 충분한 시간을 갖고 각 과업들이 원만하게 수행될 수 있도록 일정표를 짜야 한다.
사소한 사항까지 세심하게 준비하여야 한다. 이벤트에서는 사소한 사건이 이벤트 전체를 엉망으로 만들 수도 있다.
따라서 전체적인 준비작업을 위해서는 이벤트가 행해지는 장소에서 일어날 수 있는 모든 상황을 점검해야 한다. 이벤트의 경험이 축적되면 각 시점에 각 장소에서 점검해야 할 사항들에 대한 목록이 미리 확보될 수 있다.
이러한 노하우가 축적되어 있지 않은 기관에서는 최악의 상황들까지 대비해 놓아야 한다.
어느 모금만찬에서 유명인사를 연사로 초정했다. 그런데 그녀는 연단에 비해 키가 너무 작았다. 딛고 올라설 발판을 요구했는데 진행진에서는 미처 그것까지는 준비를 못한 것이다.
핀마이크도 준비가 되지 않아 연사가 앞으로 나와서 연설을 할 수도 없었다. 연사는 연단에 파묻혀 겨우 얼굴만 내민 채 무척 어색한 분위기에서 연설을 해야만 했다. 연설을 듣는 청중들은 내내 안스러운 마음으로 연설을 들었고, 행사주최측은 무척 당황할 수 밖에 없었다.
결국 모금만찬은 이 옥의 티 사건으로 인해 끝까지 석연치 않은 분위기에서 끝나고 말았다. 이 사건 이후로 그 기관에서는 모금만찬 준비사항 목록에 연사를 배려하는 품목으로 발판을 추가했다.
예상못한 결과 연연 불필요
위와 같은 절차를 통해 이벤트는 차근차근 준비가 된다. 준비사항들을 점검하면서도 기관의 욕구를 달성하기 위해 이 이벤트가 최선의 방법인가를 계속적으로 고민해 보아야 한다.
최선의 대안이라는 확신이 들고, 최선을 다해 준비했다면 예상치 못한 재앙에 대해 너무 연연할 필요가 없다.
우리 기관에서 초청하고자 했던 사람들이 예상대로 많이 참석했다면 그것으로 이벤트는 성공이다. 이벤트의 기획과정부터 자원봉사자들이 참여하고, 이벤트를 통해 좋은 경험을 얻었다고 만족해한다면 그것도 이벤트 성공의 증거이다. 그러면서 모금 목표가 무난히 달성되었다면 최선을 다한 결과이다.
이러한 일들이 이벤트를 통해 달성되는 것을 보면서 이벤트는 모금의 매우 훌륭한 전략임을 깨닫게 된다.