문서는 편안하고 읽기 쉽게
이러한 현상은 비주얼시대를 보여주는 극단적인 사례이다. 비주얼시대를 맞아 세계 출판계는 문자 중심의 책에서 문자와 이미지가 공존하는 시각적(visual)인 책으로 무게 중심이 이동하였다. 후원개발을 위한 편지나 문서 작성에 있어서도 이러한 세태를 반영할 필요가 있다. 즉 아름다운 시각언어를 만들어내야 한다. 후원개발을 위해 발송한 문서의 시각언어는 기관의 얼굴이 된다. 글속에 발견되는 오타, 빽빽하고 답답한 편집, 어두운 종이에 글자가 잘 안 보이는 인쇄, 부적절한 삽화나 사진들은 기관에 대한 신뢰를 떨어뜨리게 된다. 후원자들에게 배달되는 문서는 우선 외형적으로 편안하고 읽기 쉬워야 한다. 최소 1~2초 내에 후원자들의 시선을 잡아야 한다.
첫째, 색깔에 신경써야 한다. 색깔은 독자의 시선을 집중시키고 눈을 뜨게 만드는 역할을 한다. 우선은 인쇄를 몇 도로 할 것인가가 결정되어야 한다. 텍스트의 글자가 제1도이고, 색을 달리하여 강조하거나 제호나 제목을 두드러지게 하기 위해 제2도를 쓰게 된다. 도수를 결정하는 것은 시각적 효과 대비 비용이다. 도수가 높아질수록 비용이 증가하는 만큼 비용효과를 계산하여 몇 도로 할 것인가를 결정해야 한다. 저비용으로 여러 도수의 효과를 얻을 수 있는 방식은 명암으로 적절하게 조절하는 것이다. 혹은 글자의 색은 1도로 하되 색깔 있는 종이를 사용해 시각적인 효과를 높일 수도 있다. 최근에는 종이 기술이 발달해 다양한 색상의 종이들이 브로셔나 초대장에 사용되어 후원자에게 호소력을 높이고 있다.
둘째, 삽화나 사진을 활용하는 방법이다. 잘 그려진 삽화 하나는 백 마디의 말보다 더 큰 효과가 있다. 사진을 넣기 위해 꼭 전문 사진가의 작품을 사용할 필요는 없다. 개인이나 집단 등 정적인 인물 사진보다는 클라이언트를 돕고 있는 자원봉사자들의 모습, 집단 활동에 참여하는 클라이언트의 생동감 있는 모습 등은 아마추어가 찍었다 할지라도 정적인 작품 사진보다 훨씬 많은 메시지를 전달한다. 평소에 신문이나 잡지의 사진들을 잘 관찰해 어떠한 크기와 각도로 사진을 찍는지를 숙지해 놓고, 카메라를 늘 가까이에 두어야 한다. 최근에는 디지털 카메라의 발달로 사진을 편집해 다양한 형태로 만들어 낼 수 있다.
사진이 없는 경우에는 삽화를 그려 넣는 것이 바람직한데, 그림을 잘 그리는 직원이나 자원봉사자가 있으면 전하고자 하는 메시지를 그림에 쉽게 담아낼 수 있다. 그렇지 않은 경우에는 인터넷에서 적절한 그림을 찾아내 삽입할 수 있다. 사진이나 그림을 실을 때는 그 밑에 간단한 해설 글을 삽입하는 것이 좋다. 실제로 독자들이 본문은 안 읽어도 그림 밑의 해설은 비교적 잘 읽는 편이다. 단순한 그림이나 사진에 대한 설명보다는 그 결과 혹은 성과에 대해 기술하는 것이 바람직하다. 예를 들어 '모금파티에서 즐겁게 춤추는 부부들' 보다는 'OO로터리클럽 주최의 댄스파티에서 1,000만원의 모금이 이루어진데 감사드린다'라고 하는 것이 훨씬 호소력이 있다.
색깔·삽화 선정에 신경써야
셋째, 헤드라인의 크기를 잘 선정해야 한다. 헤드라인은 독자들에게 간판의 역할을 하여 상당한 시각적 호소력을 갖는다. 따라서 쉽게 눈에 띄도록 본문의 글자보다 호수를 크게 하는 것이 일반적이다. 뉴스레터처럼 여러 글들을 실은 문서에서는 쉽게 눈에 띄는 헤드라인들로 구성해 독자들이 얻고자 하는 정보들을 쉽게 얻을 수 있는 길잡이 역할을 하도록 해야 한다.